Privacyreglement

Inleiding

Het doel van het privacyreglement is alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover Fourzorg de beschikking heeft, op de juiste manier te regelen. Het klachten- en privacyreglement ligt ter inzage op de vestiging van Fourzorg en is online terug te vinden op www.fourzorg.nl.

Artikel 1. Begripsbepalingen

1.1. Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.2. Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.3. Fourzorg: B.V. gevestigd op de Prof. van der Waalsstraat 3a 1821BT Alkmaar, die uitvoering geeft aan opdrachten gericht op begeleiding van personen. KVK-nummer: 70827699

1.4. Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. In dit geval de klant of zijn (wettelijk) vertegenwoordiger.

1.5. Opdrachtgever: De partij die aan Fourzorg een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

1.6. Verwerker: Degene die ten behoeve van Fourzorg persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.7. Derden: Personen of instanties buiten Fourzorg die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken.

1.8. Toestemming van de betrokkene: Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2. Reikwijdte

2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van kandidaten door of namens Fourzorg.

Artikel 3. Doel verwerking persoonsgegevens

3.1. Fourzorg verwerkt gegevens ten behoeve van een goede en efficiente samenwerking met de cliënt, teneinde de met de betrokkene gestelde doelstellingen te bereiken.

3.2. De registratie van persoonsgegevens beperkt zich tot de informatie, die direct ten dienst staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Fourzorg uit te voeren contractuele taken.

Artikel 4. Toegang tot persoonsgegevens

4.1. Uitsluitend de (ingeleende) medewerkers van Fourzorg hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

4.2. Alle (ingeleende) medewerkers van Fourzorg die kennis krijgen van gegevens uit de persoonsregistratie zijn verplicht tot geheimhouding.

Artikel 5. Verstrekking aan derden

5.1. Wanneer persoonsgegevens verstrekt dienen te worden aan derden in het kader van wettelijke verplichting, is hiervoor geen toestemming van de betrokkene vereist.

5.2. Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is ten alle tijde vooraf schriftelijke toestemming nodig van de betrokkene.

5.3. Indien toestemming van de betrokkene of diens gevolmachtigde is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan schriftelijk worden ingetrokken.

5.4. Indien de opdrachtgever een overeenkomst sluit met een andere instelling om de begeleiding in diens opdracht te verrichten en Fourzorg verzoekt alle door haar verzamelde persoonsgegevens aan de andere instelling over te dragen, is Fourzorg niet verplicht aan dit verzoek gevolg te geven. Fourzorg geeft slechts gevolg aan dit verzoek als de betrokkene hiermee instemt en voor zover de bescherming van persoonsgegevens naar haar oordeel afdoende is gewaarborgd door de andere instelling.

Artikel 6. Beveiliging van persoonsgegevens

6.1. Fourzorg treft passende organisatorische en technische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongewenste verspreiding en inzage, vervalsing, vernietiging of wijziging door onbevoegden.

6.2. Fourzorg legt de verplichting tot geheimhouding op aan haar personeel. Personeelsleden tekenen een geheimhoudingsovereenkomst waarbij zij hiermee akkoord gaan.

Artikel 7. Bewaartermijnen

7.1. Verslaglegging aan opdrachtgever, schriftelijke wijzigingen in trajectduur, persoonsgegevens noodzakelijk voor communicatie met opdrachtgever en intakeformulieren blijven maximaal drie jaar bewaard.

7.2. Gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

7.3. Fourzorg wordt geacht na beëindiging van de contractuele relatie met de opdrachtgever alle persoonsgegevens van de kandidaten van deze opdrachtgever na één maand ter beschikking te stellen aan de opdrachtgever. Alle overige tot de betrokkene te herleiden gegevens zullen ontoegankelijk worden gemaakt dan wel vernietigd. Hierbij vervalt artikel 7.1.

Artikel 8. Meldplicht datalekken

8.1. Fourzorg is verplicht er zorg voor te dragen dat datalekken worden gemeld conform wet- en regelgeving bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene.

Artikel 9. Recht op inzage

9.1. De betrokkene heeft recht op inzage van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. Persoonlijke notities voor intern gebruik vallen buiten deze gegevens.

9.2. Inzage van gegevens geschiedt binnen één kalendermaand na aanvraag door middel van een volledige kopie van alle beschikbare gegevens, voor zover de privacy van anderen hiermee niet geschaad wordt. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan dit met één maand worden verlengd. Fourzorg stelt de betrokkene hiervan op de hoogte.

9.3. Voor de verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

Artikel 10. Recht op dataportabiliteit

10.1. De betrokkene heeft het recht de hem betreffende persoonsgegevens, die hij of de opdrachtgever aan Fourzorg heeft verstrekt, in een gestructureerde, leesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht die gegevens aan een andere instantie over te dragen.

Artikel 11. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen gegevens

11.1. Indien de opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Fourzorg waarin wordt verzocht om correctie, aanvulling of verwijdering van de gegevens.

11.2. Verwijdering blijft achterwege voor zover de bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist, indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene en als de klant een procedure heeft aangespannen of het waarschijnlijk is dat hij dit zal doen.

11.3. Fourzorg bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek. Een weigering is met redenen omkleed.

11.4. Indien Fourzorg het verzoek tot verwijdering inwilligt, zullen alle ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt worden verzocht de persoonsgegevens die zij hebben verkregen te wissen.